快乐外贸：如何撰写和回复邮件

快乐外贸：如何撰写和回复邮件

作为外贸业务员，每天都会收到很多电子邮件（哦，你每天只有一封，那努力吧），那么你是如何管理和答复这些邮件的呢？我的一些个人看法，供参考：

如何识别真假讯盘：
你可能每天都会收到很多新的讯盘，特别是如果你做了网络推广的话，但是其中有很多是无用或者虚假的讯盘，如果是一个真的客户，你没有认真答复可能会失去，如果是国内同行，如果你发了详细的资料或者报价，将会泄漏自己的信息，特别是技术设计比较高的行业，泄漏信息是十分不好的。所以识别真假客户是必要的。如何识别他们？
首先，查一下发件人的IP，方法：右键单击收到的邮件，选择属性－详细信息，在里面你会看到几个IP地址，然后查询IP所属的区域，可以到ip.lk52.com这类的网站查，输入IP地址就可以知道来自哪个地区；
其次，如果你的网站有计数器，同时可以参考一下计数器里面的IP记录，看看是不是有这个IP浏览过你的网站；一般来说用国外代理服务器上国内工厂的网站比较困难，所以一般国内的是用真实IP上你的网站，发送邮件的时候可能会用代理服务器。用计数器还有一个好处，就是可以知道浏览你网页的是通过什么地方知道你的，是点击B2B网站上面的链接还是直接输入你的网站地址？如果是直接输入地址，那就要想想他是怎么知道的。
第三，看看客户发来邮件的时间，根据时差判断客户发送邮件的时间，比如早上八九点从德国IP发送过来的邮件基本有问题。
第四，看看客户在邮件里面是否留了详细的联系资料，如果有网址，详细电话传真地址等，一般比较可信，对于资料不全的，可以问问他的联系资料，猜测有问题的，可以发送传真或者电话询问一下。打电话给客户会让客户觉得你比较重视他，哪怕只是说明一下收到了他的讯盘，有利无害。
第五，分析客户讯盘的内容，如果有具体的规格，详细的要求，这类客户比较有价值，如果只是笼统的要样本价格单什么的，比较没什么意义，至少短期没什么价值。
对于使用YAHOO, HOTMAIL邮箱的讯盘，多留心。
如何撰写一封规范的邮件：
1．使用统一的信纸，最好有公司的商标，主要产品的图片类别等等，很方便就可以做一个，网络下载的信纸不太适合商务使用。
2．格式正确，统一，邮件主题合理，拼写无误。所有发给客户的邮件应该采用统一的格式：
（1）邮件主题最好有公司名字等，比如公司名字是EXPORT，行业是PLASTIC，这封邮件的内容是给一款产品报价，那么主题可以写Export Plastic/quotation of item A. 这样有一个好处，可以方便客户以及你自己以后查找给客户的信息，对于来往邮件很多的客户，开始的时候我往往要花很多时间去查找以前的报价以及其它资料，但是现在通过主题就很方便知道邮件大概内容是什么，节省很多时间。
（2）邮件正文两端对齐：对于段落很多的邮件，正文两端对齐会显得很整洁。
（3）第一封邮件最好写上Mr.或者Ms.某某，职位写SALES MANAGER等，不管你是不是经理，写上没关系，你职位高客户会觉得把他当回事，有好处。
（4）落款有公司标识以及详细联系资料
3．版面整洁，在OE里面将撰写邮件的字体，字号（10－12号比较好）都设置好，不要一会大字一会小字；也不要花花绿绿的，特别是不要全篇都是大写字母，会增加阅读的难度，让人反感。除非是对一些需要特别提醒客户注意的地方，可以用大写，加粗，特殊颜色等突出显示。
4．拼写无误，在每封邮件发出之前都应该利用拼写检查工具检查是否全部拼写无误
5．表述准确，能够准确表达我方的观点，不要使客户产生任何的歧义，尽量避免有歧义的单词或者短语，尽量避免使用俚语等。
6．详细，能够提供给客户非常详细的资料，回答他的问题，并将他没有问到的问题提出来。 有时候你提出的问题会让客户觉得你很细心，很可靠而且非常专业。当然，详细并不是说一股脑的将所有东西都托盘而出，应该学会在适当的时候谈适当的事情。
7．有条理，能够让客户清楚地明白邮件内容，谈完一件事再谈另外一件，混在一起会让人头晕。很多时候，用1，2，3，4等标出来你要说的东西会非常有用，客户很清楚就知道你要说或者问什么。
8．方式多样，比如配合作图说明，照片说明等，往往很多事情用语言很难说清楚，但是如果给一张图纸，或者一幅照片，那就一目了然了。比如你说你如何玉树临风，说再多什么用，来张PP不就明白了？
9．及时，做到当天邮件当天答复，在收到邮件后应该马上整理出自己不能解决的技术问题，及时提供给技术部门或者供应商，要求他们在什么时候给予详细答复。养成一个好习惯，在早上收到邮件后，整理出哪些需要询问技术人员或者供应商的，将问题给他们后，再来回复能够回复的邮件。如果不能当天答复，给客户一个说明，为什么答复不了，并承诺一个明确的时间。
10．适时跟踪，一般客户都是同时询问很多的供应商，所以要适时提醒他你把他放在心里，并让他知道你在等待。比如公司有了什么技术改进或者新的产品开发，可以发送给很多客户，或许机会就在那里。
11．学会维护和客户的关系，这个是最难的一点，同时也是最重要的，需要自己体会。坦诚对人，不要欺骗，基本的一点。适当的恭维也很有用。
如何保存邮件：
基本我们用OE的比较多，邮件多了，往往找什么找很久，另外或许一次重装电脑，什么都没有了。所以，学会管理邮件。
1．在OE里面，默认的邮件文件夹地址在系统盘，遇到重装电脑的时候很容易丢，所以可以更改到非系统盘，点击工具－选项－维护－存储文件夹，将文件夹更改到非系统盘。
2. 在OE里面，按照客户姓名或者地区等，新建文件夹，将相关的邮件存储到相关的文件夹里面。比如建立一个以客户姓名命名的文件夹，将他发送过来的邮件全部存在他的文件夹里面。
3．重要客户的重要邮件，应该及时保存到安全的地方，单封邮件用另存为即可，如果多封邮件，可以全部选中，按照附件转发，存储新的邮件即可，你要保存的信息都在附件里面。
4．对于一些格式化或者可以适用于不同客户的信息，可以单独保存。比如公司的介绍。还有比如你给了一个客户一个SOLUTION，或许以后还有其它客户询问相同或者相关的东西，如果你保存好了，可以马上COPY过来，不用冥思苦想到底我当时是发给了哪个客户了呢，要花费很多的时间去查找或者重新做。
5．定期将客户邮件内容整理出来，用一个EXCEL表格统计发给一个客户的信息，哪天发了什么东西，报了什么价格，一目了然。重要客户的信息可以打印保存，最安全。