外贸销售管理标准及操作规程

外贸销售管理标准及操作规程

一、目的

规范外贸销售管理制度，更好的拓展外贸业务。

二、适用范围

适用于外贸销售管理的程序控制。

三、职责

1.由负责操作外贸业务的部门和人员操作。

2.由事务部负责检查、考核。

四、培训

1.培训计划：企管部列培训计划。

2.培训对象：销售员、报关员

3.培训频率：本制度每修改一次培训一次。

4.授 课 人：销售部负责人。

五、修改

总裁或销售部提出修改意见→企管部收集整理→经营会会办→企管部行文下发

六、操作规程

1.业务员应具备的素质

（1）上岗前需经企管部进行《企业管理大全》培训,了解企业概况、机构组织、各项管理制度。

（2）了解亚欧、生化、玩具公司加工各类产品的工艺流程，能够写出工艺流程的标准和要求。

（3）能了解、掌握三个公司的产品所需求的国别和市场，以及不同季节的销售特点。

（4）了解各个市场包装的要求和不同的特点，以及市场所需求的风味。

（5）能够计算三个公司不同产品、不同包装的成本核算，并了解产品的原料、辅料如何组成的。

（6）能够写出各类产品的行业标准、国家标准和不同国家对产品的检验标准。

2.怎样通过各种渠道寻找客户

（1）按年初公司划分的客户进行联系。

（2）把三个公司的产品用文字、图片向外报盘，转送事务部通过公司网站发送。

（3）通过电子信箱，向外报盘联系业务。

（4）通过商检、海关、运输公司、银行、税务、各口岸外贸公司的“桥梁”寻找同行企业的客户，并可通国外驻华使馆商务参赞寻找寻找进口商。

（5）通过公司的国内外各种交易会，接洽客户、收集信息、并进行筛选使用。

3.业务进展的管理标准及操作规程

（1）怎样与客户洽谈业务：

第一步：通过电子信箱、传真、电话向客户介绍公司的规模概况，以及产品的质量控制、市场销售的覆盖率，来吸引客户。

第二步：了解对方的规模概况、信誉、实力、以及他所需产品的月需量和年需量。

第三步：了解客户在中国同行企业中，与哪些同行企业达成贸易，以及价格、质量等情况。

第四步：不先向客户报价，首先要了解客户的需求量、目的港、产品质量、所需单证、包装要求、贸易方式、交货时间等。

第五步：按照集团下发的当前销售文件向客户报盘和确定交货时间。

第六步：如果客户接受报盘，便确认相关贸易方式，并与客户草签合同。

（2）怎样签订合同：

合同的签订，按照《大全》中的“合同管理标准及操作规程”章节进行对照操作。

（3）贸易方式的确定及操作规程：

A.信用证的操作方法(L/C)

第一步：按照合同的时间要求，促使对方按时开出信用证。

第二步：买方开出信用证后，将银行的副本传给我方确认，并翻译成中文转交部长，由部长送总裁室确认，不能接受的条款，要求对方及时修改。

第三步：收到对方的能接受的信用证副本，立即向部长申请抄报生产计划表（ISO编号12、13、14）。

第四步：生产计划表下达后，亲自到生产一线，按照客户的要求，督查产品质量，对生产前、生产中、生产后，装运时督查。

第五步：生产实际操作与客户要求不相符时，能现场纠编的则纠编，不能纠编的书面上报。

第六步：将客户的信用证副本、银行的汇路指定转交财务部专业分管人到银行取得信用证最终正本。

第七步：在银行收到信用证后，必须转总裁。

B.D/P的贸易方式：

第一步：与客户在合同上明确是即期还是远期。

第二步：合同签字后，立即向部长申请抄报生产计划表。

第三步：生产计划表下达后，亲自到生产一线，按照客户的要求，督查产品质量，对生产前、生产中、生产后，装运时督查。

第四步：生产实际操作与客户要求不相符时，能现场纠编的则纠编，不能纠编的书面上报。

C.T/T方式（定金付款方式）：

第一步：签定合同。

第二步：定金到帐。

第三步：组织生产。

第四步：公司发货。

第五步：传附本单据给客户，同时催客户支付余款。

第六步：余款到帐。

第七步：邮寄正本议付单据。

D.Net方式：

第一步：通过银行了解客户信用度，及对方银行信用度；决定是否签约。

第二步：确定放单后付款的具体日期。

第三步：确定收款人/收款公司。

第四步：组织生产。

第五步：发运。

第六步：邮寄正本议付单据。

第七步：收款人/收款公司按时查收货款。

（4）发货、装运的操作规程：

<1>流程图：

销售部门打印发票→财务部开票→代理报关→租船订舱→办理发货交接单→生产公司发货

<2>办理发货交接单的程序：

①销售部门在装柜之前，必须提前1个小时办好发货交接单，向财务部提供的资料要全面，办好后交保管员做好装柜准备，延误1小时，处罚300元，销售部长40%，操作人60%。

②财务部接到外销部门的手续后，必须在1小时之内办理好相关手续，延误时间，处罚300元，分管部长40%，操作人60%。

③副总裁助理在30分钟内审核办理完外销部门报来的单据。

④生产性公司接到保管员通知后，立即装柜，在3小时内装运结束，延误时间，处罚300元，车间主任60%，保管员20%，总经理20%。

<3>货装运结束后3天内，向客户发送装运通知单，并注明船名、航程、开航时间、目的港、装箱号、提单号、各规格、数量等。

<4>督查代理运输公司确保船开后四个工作日内收到正本提单。

<5>掌握跟踪航程时间和到达目的港清关情况，清关结束，客户接到货才履行结束。

（5）银行议付管理标准及操作规程：

第一步：规范填写单证交接流程表（ISO编号185）；

第二步：对照合同和信用证打印编制好的发票和装箱单，转交财务部制正本的票据；

第三步：校对品质证、健康证、普惠证、提单和其它的有关所需要的文件；

第四步：如果是新客户，将所有的单证传给客户确认；

第五步：确保开船后七个工作日按照合同和信用证的要求，备齐所有的单证；

第六步：将备齐好的单证转送财务部审核，由财务部的议付人一同到总裁室办交接手续；

第七步：超过七个工作日，处罚货物总额利息的100%，每批结束兑现；

第八步：跟踪督促客户及时付款，只指货款到帐后，此工作才算结束。

（6）质量信息的反馈：（ISO编号11）

第一步：将不同国家的有关部门清关、检验的不同情况，书面反映；

第二步：客户接到货后，请客户写出质量评价单。

（7）清关、转售:

1.与销售部保持联系，掌握集团公司三大产品的装运情况。

2.收集每柜装船通知单。

3.收到通知单7天内，收集清关单证,与集团联系。

4.整理好清关单证后，交付分管领导审核签字。

5.将审核好的清关单证送定点清关行申报清关。

6.掌握清关进度并了解海关、FDA程序，有特殊情况向分管领导汇报。

7.氯霉素的送检由总经理亲自办理，并将检测结果及时报集团。

8.将清关完毕的货柜需转运的立即转运：(1)清关后立即向客户发转运通知单； (2)向集团经办人发通知单；(3)整理银行议付单据并交分管领导审核；(4)将审核后的议付单据交总经理审核后到银行议付。

9.D/P方式：凭发票，银行通知单和支票作帐。

10.清关完毕后需存库的：(1)分管负责人汇报，确定储存仓库；(2)通知保管员向仓库做通知材料；(3)通知运输公司装货；(4)亲自或保管员到场清点货物；(5)对质量验收，并填写质量反馈信息表经主管签字后传集团总裁；(6)与运输公司办理接货手续；(7)与仓库办理入库交接手续，并将入库时间传给市场部经办人备案；（8）仓储：收货后清点总数和规格及质量情况，每批次书面报集团。

11.存库货物转售：(1)须经总经理审核合同并签字后。(2)凭销售合同办理转售手续；(3)联系运输公司，控制费用；(4)向客户发出装运通知书；(5)整理议付单据，交分管负责人审核；(6)将审核后的议付单据交财务总管向银行议付。

12.COD转售：(1)凭合同办手续；(2)联系代理运输公司并控制费用；(3)通知保管员现场进行清点交接（公共仓库例外）；(4)与代理运输公司办理交接手续（公共仓库例外）；(5)将交易凭证送分管负责人审签；(6)跟踪了解代理公司与客户交货及货款结算情况；(7)将收到的货款及时交财务部；(8)将代理公司费用结清；(9) 将全套资料汇总装订编好目录送分管负责人审签后存入档案。

13.放单30天：(1)凭严肃的放单正本合同；(2)放帐的销售合同要由有效签名人签字（指对方法人代表签字或盖章）。任何放帐，出货必须有双方确认原件交接凭证，如：我们的出货通知单，仓库出货单和送货公司送货单，以我们的发票，作应收款，凭银行汇入款通知，冲减应收款。(3)联系代理运输公司，控制费用（客户自行装运除外）；(4)通知保管员与客户办理交接手续（公共仓库由保管员与冷库办理交接手续）；(5)定期了解掌握客户销售情况，掌握客户质量信息，并以书面形式向分管负责人及集团汇报；(6)协助清收货款；(7)每笔货柜都必须 做完整的业务档案；

4.运输管理标准及操作规程

（1）海运、空运管理标准及操作规程：

第一步：每一年1-2月份向各个海运代理公司招标签订合同。

第二步：所签订的合同，运输公司必须是国营企业，实力较强的企业。

第三步：每一个季度都要向代理公司询查一次各目的港的运费情况。

第四步：与海运公司交接好报关手册，并做到每个月校对核查一次。

第五步：如海关手续丢失或者涂改、申报不符，违反海关法的有关规定，要及时书面情况向上汇报，造成处罚损失的，由当事人追查代理公司赔偿，代理公司不能赔偿的，由经办人赔偿。

第六步：集装箱来公司装运时，必须按交接单办理交接手续，并在交接单上填清运输公司的有关规定项目，要求驾驶员在交接单上签字，作为运输公司接受货的依据。

第七步：货装运后，在30天内要将黄退税单及时收回，超过一天处罚退税额的0.5%，提前一天奖励退税额的0.2%，无需退税的单子或者反倾销货柜清关受阻不在考核范围之内。

第八步：收到黄税单后及时到财务部核签，凭财务部在发票的核签的发票到总裁室审批。

（2）陆运管理标准及操作规程：

第一步：向所调车辆公司签订运输合同。

第二步：要了解此车有无货物保险和其它保险。

第三步：到财务部办理有关装运手续。

第四步：货物安全到达目的地之后，凭客户的回单和交接单、运输发票到总裁室审批。

5.接单管理标准及操作规程

（1）玩具接单领导小组：

组 长：总裁 副组长：副总裁（分管玩具） 成 员：财务部分管副部长、销售部部长

（2）接单程序：

第一步:测算出订单的效益：

（1）组长提供订单信息、海陆运费和复样通知单；

（2）设计科提供成本表、工时表；

（3）财务部提供上一个批次的核算报表和库存报表；

第二步:制定、明确进口核销计划；

第三步:明确原辅材料进厂时间和生产交货时间；

第四步:明确退税手续；

第五步:由设计科写会办纪要，并附在本产品的档案中。

七、相关文件和制度

1.第二部分第二篇第四章奖惩管理制度

2.《亚欧公司实验室管理手册》

3.第二十章财务管理制度第二节仓储管理制度

八、相关记录

（一）执行表格名称：

1.产品质量信息跟踪反馈表（ISO编号11）

2.生化公司生产计划表（ISO编号12）

3.玩具公司生产计划表（ISO编号13）

4.亚欧公司生产计划表（ISO编号14）

5.玩具公司发货交接单（ISO编号15）

6.亚欧公司发货交接单（ISO编号16）

7.生化公司发货交接单（ISO编号17）

8.议付结算清单（ISO编号185）

9.定舱通知单（ISO编号209）

10.销售发货台帐（ISO编号160）

（二）表格下载说明：

1.步骤：打开现代管理网页→点击表格汇总下载→点击下载按钮→选择存放文件位置→存盘→打开文件

2.要求：使用完毕此表格后，即时删除，避免新旧表格混淆。

九、监控考核

1.监控部门：企管部、企管部

2.监控对象：财务部、销售部门、生产性公司

3.监控方法：现场工作抽查，资料查阅

4.监控频率：每月一次

5.监控要求：按奖惩管理制度执行。

十、记录存档

1.保存地点：企管部

2.保存时间：两年

3.保存要求：按档案管理要求装订